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# Gestión de documentos y cumplimiento en despacho

> Documentos de conductores y proveedores, seguimiento de vencimientos, bloqueo de despacho.

## Cuándo usarlo

Use la gestión de documentos cuando necesite comprobar que un conductor o proveedor está habilitado legalmente para estar en un trabajo —seguro, CDL, prueba de drogas, W-9— y quiera que Tread bloquee el despacho cuando esos documentos venzan. Es un requisito común en proyectos de obra pública, sindicalizados y de grandes GC (contratistas generales).

## Cómo funciona

Cada conductor y cada proveedor tiene un repositorio de documentos: un conjunto de archivos y fechas de vencimiento. Tread realiza el seguimiento de dos cosas por documento.

* **Estado.** Disponible, faltante o vencido.
* **Fecha de vencimiento.** Cuándo deja de ser válido el documento.

Cuando se intenta un [despacho](/es/concepts/orders-projects) (asignar un conductor o proveedor a una orden), Tread verifica los documentos de la parte asignada contra los requisitos establecidos en el [proyecto](/es/concepts/orders-projects) o la [orden](/es/concepts/orders-projects). Si un documento requerido falta o está vencido, el despacho se bloquea o se marca según su configuración.

Los conductores cargan sus propios documentos desde la [Driver app](/es/mobile/driver-app). Los proveedores cargan los suyos a través del portal de proveedores. Los administradores de oficina pueden cargar en nombre de cualquiera.

## Configuración

<Steps>
  <Step title="Defina sus tipos de documento">
    En Configuración → Compliance, agregue los tipos de documento que requiere (seguro, CDL, W-9, prueba de drogas, etc.). Cada uno recibe un nombre y una política de vencimiento.
  </Step>

  <Step title="Establezca los requisitos por proyecto o empresa">
    En un [proyecto](/es/concepts/orders-projects), elija qué tipos de documento son requeridos para conductores y cuáles para proveedores. También puede establecer una línea base a nivel de empresa.
  </Step>

  <Step title="Elija bloquear vs advertir">
    Decida si un documento faltante o vencido bloquea el despacho de plano o solo le advierte al despachador. La mayoría de los equipos bloquean seguro y CDL, y solo advierten en los demás.
  </Step>

  <Step title="Notifique a los propietarios sobre los vencimientos">
    Active los recordatorios de vencimiento. Conductores y administradores de proveedores reciben una advertencia a los 30/14/7 días por correo electrónico o SMS.
  </Step>
</Steps>

## Errores comunes

<Warning>
  **Los documentos del proveedor son propiedad del proveedor, no suya.** Si un proveedor se niega a cargarlos, usted no puede solucionarlo desde su lado. Establezca la expectativa durante la incorporación del proveedor: sin documentos, no hay despacho.
</Warning>

<Warning>
  **Un documento vencido bloquea el despacho incluso si el conductor ya está en un trabajo.** Un documento que vence a mitad del turno no sacará al conductor de la carga actual, pero el siguiente despacho fallará. Ejecute un reporte semanal de vencimientos para no llevarse sorpresas un lunes por la mañana.
</Warning>