Tread rastrea el vencimiento de cada documento y verifica el cumplimiento al asignar el trabajo. Los despachadores ven los problemas Missing, Expiring y Expired antes de que salga el despacho — sin revisiones manuales de vencimientos.
Qué es
Un Documento de Cumplimiento es un archivo guardado en un Conductor (el usuario que recibe un despacho y lo ejecuta), un Proveedor (una cuenta a la que envías despachos) o un Equipo — por ejemplo un certificado de seguro, una licencia o un formulario fiscal. Tread rastrea el estado de cada documento y lo verifica cuando asignas un trabajo.
Cómo lo modela Tread
- Tipo de documento — se define una vez en Settings → Document Types. Cada tipo configura:
- Has Expiration — rastrear una fecha de vencimiento. Los documentos muestran estado Expiring/Expired.
- Dispatch Gating — avisar a los despachadores al asignar trabajos donde un documento de este tipo está vencido o falta.
- Applies To — qué registros deben tenerlo: Internal Drivers, Shared Drivers, Vendors, Equipment.
- Field Type — un valor opcional en cada documento: Text, Number, Date o Yes/No.
- Documento de Cumplimiento — un registro por tipo de documento por Conductor, Proveedor o Equipo. Guarda el archivo, la fecha de vencimiento y el valor opcional. Se carga desde el registro del Conductor, el Proveedor o el Equipo.
Dispatch Gating
Cuando asignas un trabajo, Tread verifica cada tipo de documento con gating que aplica al Proveedor, al Conductor y al Equipo de la asignación. Los problemas aparecen en un diálogo. El despachador puede cancelar o elegir Assign Anyway; cada anulación se registra con el usuario y la hora. Las cargas y ediciones de documentos también quedan registradas.
Cuando un documento de un tipo con gating está a 30 días de vencer, Tread envía un email a los Admins de tu cuenta una sola vez. Cada Admin lo controla con la preferencia de notificación Compliance Expiration Warning.
El gating se ejecuta al asignar. Un documento que vence después del despacho no cambia los trabajos ya asignados. El problema aparece en la siguiente asignación.
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