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Qué harás

Captura cada particularidad de facturación de cada cliente antes de tu primera corrida de facturación. La mayoría de los clientes tienen reglas específicas —formatos de órdenes de compra, cadencia de facturación, qué adjuntos esperan— y no acertar con esto desde el primer día significa facturas rechazadas y demoras en cuentas por cobrar.

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Antes de comenzar

  • Una lista de cada cliente activo cargado en Tread.
  • Un espacio de 15 minutos en agenda con el contacto de cuentas por pagar de cada cliente, o su factura más reciente como referencia.
  • Los campos a continuación listos como una plantilla de checklist.

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El checklist del perfil de facturación

Para cada cliente, captura las respuestas a estas preguntas. Muchos clientes no las tendrán todas, y está bien. Captura lo que necesiten.
  • ¿Se requiere PO? Si sí, ¿en qué formato? ¿Dónde va en la factura?
  • ¿Frecuencia de facturación? ¿Diaria, semanal, quincenal o mensual?
  • ¿Se requiere emparejamiento de tickets y órdenes? ¿Necesitan que cada línea haga referencia a un número de ticket específico?
  • ¿Un trabajo por factura? Algunos sistemas de cuentas por pagar rechazan facturas con trabajos combinados.
  • ¿Campos personalizados en la factura? Códigos de proyecto, códigos de costo, nombres de capataz, cualquier cosa personalizada.
  • ¿Lista de distribución por correo? ¿Quién en el cliente recibe la factura?
  • ¿Flujo de aprobación de su lado? ¿El gerente de proyecto aprueba antes de que cuentas por pagar pague?
  • ¿Bandera con código de color? Un marcador visual que despacho puede usar; común en cuentas con varios clientes.
  • ¿Se esperan copias digitales de tickets? Algunos clientes quieren fotos adjuntas a cada línea.

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Paso a paso

1

Programa un kickoff de 15 minutos con el contacto de cuentas por pagar de cada cliente

La mayoría de los clientes te darán quince minutos si les dices que estás tratando de hacer bien sus facturas desde la primera vez. Ejecuta el checklist anterior durante la llamada.
2

Abre el registro del cliente en Tread

Settings → Customers → elige el cliente. Abre la pestaña Billing.
3

Define las reglas de PO y de facturación

Ingresa el formato de PO, la frecuencia de facturación y la lista de distribución por correo. Activa One job per invoice si el cliente lo requiere.
4

Define las reglas de tickets y adjuntos

Activa Ticket order matching si el cliente necesita números de ticket por línea. Activa Attach digital tickets si quieren fotos con cada factura.
5

Agrega campos personalizados y banderas

Ingresa cualquier campo personalizado de factura. Elige una bandera con código de color si despacho necesita un marcador visual para este cliente.
6

Guarda y confirma

Guarda el perfil. Anota al cliente en tu rastreador de kickoffs para no volverlo a llamar.

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Verifica

Abre Settings → Customers y filtra por Billing profile complete. Cada cliente activo debe aparecer. Ejecuta una factura de muestra para cada cliente con revisión del equipo de facturación antes de salir en vivo.

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Errores comunes

Saltarse esto para los clientes “fáciles”. Un acarreador complejo con múltiples entidades omitió los kickoffs de facturación para los clientes que consideraba simples. Tres de esos clientes rechazaron la primera corrida de facturas por faltarles el formato de PO. Ejecuta el kickoff para cada cliente, incluso los pequeños.
Capturar reglas en una hoja de cálculo en lugar de Tread. Una hoja de cálculo paralela se desactualiza en semanas. Pon las reglas en el registro del cliente para que despacho y facturación las vean.

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